domingo, 28 de agosto de 2011

GLOSARIO TERMINOS

Favor leer el documento en la parte inferior esta el registro hotelero para que lo descarguen y lo trabaje.

Saludos

NELLY PATRICIA GOMEZ RAMIREZ
Docente
HOTELERIA Y TURISMO
ANDAP

GLOSARIO DE TERMINOS TECNICOS RECEPCION



·      Asignación de tarifa: obedece a un convenio previamente definido ó fue producto de una negociación en el momento de la toma de la reserva, en cuyo caso a la llegada del huésped ya se tiene asignada. En el caso de los pasajeros que llegan sin reserva, la tarifa se asigna en el momento de su llegada al hotel.

·       Asignación de  habitación: éste proceso se hace efectivo en el instante en  que el huésped recibe la llave o tarjeta de acceso a la misma. Si el huésped hizo reserva,  el recepcionista procede a ubicar el récord de la misma,  verificar su información y asignar la habitación. Si ésta se encuentra prebloqueada, asigna la que se ha definido, de lo contrario asigna una nueva.

·      Bloqueo : El proceso mediante el cual se preasigna una habitación a un huésped que tiene su reserva para el día. Este procedimiento se  realiza  antes de la llegada del huésped con la información contenida en la reserva.  Se diligencia  el  “slip  de información”  provisional en cartulina  donde se registra  el nombre del huésped, el número de la habitación que se está preasignando y el nombre de la empresa que solicitó la reserva si se hizo a través de este medio.  Cuando se trata de grupos, es aconsejable usar cartulinas de un mismo color por cada grupo, con el fin de  facilitar la identificación visual. La cartulina así diligenciada, se ubica  en  el compartimiento  rack de Habitaciones, de acuerdo al número de habitación que le corresponde.

·      Cambio de Habitación: Este procedimiento se realiza cuando por cualquier motivo es necesario trasladar de habitación a  un huésped, se debe elaborar el formato “nota cambio de habitación “digitar la información en el sistema e informar a las áreas interesadas como: ama de llaves, room service. -lavandería, etc.

·      Carta: (carta bill to): Medio de Confirmación por escrito que es enviada generalmente por una empresa  responsabilizándose del pago total o parcial de la cuenta ó como garantía de los No show.

·      Control de llaves Maestras: Las llaves maestras del hotel deben estar bajo estrictas medidas de seguridad, por cuanto son las que dan acceso a todas las áreas del mismo. Por consiguiente se aconseja  abrir un   libro denominado “control llaves maestras”, donde se  debe llevar el registro de cada una de las personas a quienes  se les prestó la llave, especificando el nombre claro de quien la solicita como de quien la entrega, la hora en que se entrega así como la de la devolución. En el cambio de turno se debe dejar constancia con el nombre de quien entrega y recibe turno de la existencia  de las  llaves maestras.

·      Consignación: Medio de garantía que se utiliza con la transferencia del deposito a la cuenta corriente del Hotel. Cuando se trata de consignación nacional se debe solicitar el comprobante de consignación ya sea vía fax ó por cualquier otro medio.  En el momento de recibir tal documento se debe elaborar un comprobante de anticipo cuyo soporte es la copia de la consignación ó giro  el cual se anexa a la hoja de reservación del futuro huésped y el original es enviado al Departamento de Tesorería.

·      Definición de forma de pago:  Con relación a la forma de pago ésta se define generalmente en el momento de la reserva (efectivo, tarjeta de crédito, traspaso a particulares, tarjeta débito, cheque , etc.).   La tarifa  y su forma de pago se establecen en el momento de la reserva, de acuerdo al convenio pactado entre el cliente y el hotel; en el caso de que esta información no esté consignada en el récord de la reserva, se debe buscar los listados de convenios con empresas, los cuales reposan en el área de Recepción o con la oficina de Mercadeo y Ventas.

·      Formalización del registro: Este se crea con la elaboración de la “tarjeta de registro hotelero que en lo posible debe estar lo más completa en el momento del Check In del huésped. Una vez terminado de diligenciar este documento por el huésped,  el recepcionista verifica que todas las casillas se encuentren  completas; de no ser así, se debe preguntar el dato que falte, llenando la casilla correspondiente, gestionando así  el registro formal  del cliente como huésped del hotel.

·      Orden  de Mantenimiento: Es utilizada cuando se solicite la reparación  de  algún  daño en alguna de las habitaciones, áreas públicas o áreas Internas del hotel enviándola al departamento de mantenimiento, haciendo el seguimiento hasta que el  daño haya  sido subsanado.

·      Pronóstico de Habitaciones: Diariamente el encargado de reservas o el recepcionista de turno debe generar o actualizar el fore-cast, cuyo objetivo es conocer el pronóstico de ocupación del hotel en un período determinado.  Esta información constituye una herramienta fundamental  para la gestión de ventas.

·      Rack de habitaciones:   Convencionalmente es la forma de centralizar la información sobre el estado, disponibilidad y ocupación. El rack es un panel o tablero dividido en compartimientos o ranuras móviles correspondientes a cada habitación  y contiene la información relacionada con las características de las  habitaciones y  el estado de las mismas.

·      Registro y apertura: Lo constituye el ingreso de la información al sistema. Con la Información de la “tarjeta de  registro hotelero” el recepcionista procede a ingresar la información en el sistema  seleccionando la opción Ingreso de Huéspedes.

·      Reserva no Garantizada:  La reserva no está respaldada por ningún medio de pago de las anteriormente mencionadas  o simplemente se encuentra  solicitada con un voucher u orden de servicio el cual opera solo como reserva tal como se enunció anteriormente

·      Reserva garantizada:  Son reservas de la que se tiene la certeza de que van a ser efectivas, por cuanto están respaldadas  con algún medio  de pago tales como:

·      Reserva sin depósito por Agencia de Viajes: Consiste en que el pasajero cancela directamente todos los servicios en el hotel. La presentación del voucher de reserva  u  orden de servicio esta garantizando únicamente la disponibilidad de la habitación. El hotel cancela la comisión a  la agencia mediante la presentación de la factura de venta respectiva.

·      Reserva con depósito de Agencia de Viajes:  El pasajero compra a la agencia el  paquete que incluye generalmente alojamiento pero puede considerar otros servicios. La presentación del  voucher prepagado en  el hotel  le da derecho a utilizar los servicios pactados con la agencia los cuales se encuentran  discriminados en el mismo. La agencia cancela posteriormente los servicios al hotel.
·         Reservación Tentativa: serán las reservas que sean solicitadas sin ofrecer ninguna seguridad para llevarlas a cabo. Generalmente se trata de proyectos que están sujetos a cambios o cancelaciones.
·         Reservación Límite o Release Time: se les marcará una hora límite de llegada, teniendo el hotel la libertad de acortarlo o alargarlo según sus propias necesidades. Estas reservaciones no tienen garantía o depósito.
·         Reservación con Depósito Particulares: son aquellas en las que los clientes han mandado el pago de por lo menos una noche, en el plan que el huésped considere más apropiado para cubrir sus necesidades.
·         Reservaciones de Grupos: son aquellas reservaciones mayores de diez habitaciones, en la misma fecha y con características similares.
·         Reservación Negada: es aquella que no fue posible aceptar, aún después de haberla colocado en la Lista de Espera. Se debe actuar con mucha diplomacia explicándole al cliente porqué no fue posible atenderlo en ese momento.
·         Reservación Cancelada: puede obedecer a dos causas: que el cliente nos cancele directamente o por medio de su intermediario, o que el hotel se vea obligado a cancelar por falta de espacio o por alguna causa especial.
·      Reservas del día: Las reservaciones correspondientes a las entradas del día, con sus respectivos soportes tales como: cartas de garantías, rooming  list  de grupos enviado por la empresa contratante para que  el área de recepción  disponga de toda la información necesaria en el momento del check-in.

·      Room Status: Formato de simulación del rack de habitaciones donde se encuentra consignada  la información del estado de las habitaciones, mostrando las características   y   estado de las mismas

·      Slip de Información: Este proceso se usa en el rack como medio de control de ocupación. El  cual contiene toda la información  del huésped, tarifa , numero de ocupantes, nacionalidad y empresa.

·      Tarifas: El área de recepción debe tener conocimiento de las tarifas plenas, tarifas de convenios y acuerdos especiales celebrados previamente con empresa, con el fin de que el check in sea ágil y el huésped sienta que se le está prestando un buen servicio.

·      Tarifa Rack: Se le ofrece a particulares que no son clientes habituales.  En el caso de que  se solicite algún descuento sobre la tarifa ofrecida, la persona encargada de reservas o recepcion tiene la facultad  de otorgar un porcentaje determinado, según políticas de descuento del hotel.

·      Tarifas de Convenios ó Acuerdos Especiales: Son aquellas  que previamente han sido establecidas de común acuerdo entre el hotel y el cliente, para un período determinado.

·      Tarifa de Larga Estadía: Es aquella  que se  establece para  aquellos  clientes que van a hospedarse por un tiempo mínimo de un mes.
Todos los convenios deben figurar por escrito en un listado de empresas, el cual se debe actualizar periódicamente con el fin de que la información sea confiable y no se presenten errores en el momento de asignar una tarifa.
·      Tour Conductor: Son los responsables de cada grupo, con quien se definirán los detalles y características más importantes del evento. Es usual que esta persona goce de cortesía en habitación o en el plan que convino el grupo.

·      Voucher de  tarjeta de crédito:   Este procedimiento se lleva a cabo cuando el establecimiento posee el mecanismo de transferencia electrónica en la cual el tarjeta habiente acepta cargar  a su tarjeta de Crédito el valor del alojamiento para garantizar la reserva, con lo cual debe informar al hotel el numero de tarjeta, fecha de vencimiento, franquicia y numero de cuotas a diferir el anticipo.

·      Voucher:  Los expiden las aerolíneas y agencias de viajes y son de dos clases:

·      Voucher prepagado  o solicitud de servicio: Donde están  discriminados los servicios a que tiene derecho y que cancela posteriormente la aerolínea o agencia de viajes

·       Voucher u orden de servicio: opera solo como reserva no garantizada; el huésped  paga  directamente en el hotel por los servicios prestados.








































FICHA TECNICA HOTEL

NOMBRE DEL HOTEL
HOTEL ARES HERMANOS S.A
DIRECCION

TELEFONO
3164818262
FAX

E-mail
areshermanos@gmail.com
SITIO WEB
www.hotelares.co
CATEGORIA
Hotel económico
TIPO DE HOTEL
Por su tamaño un Hotel de menos de 150  habitaciones; Por su mercado objetivo es un Hotel Bed-Breakfast( un lugar cómodo para pasar la noche);  y por su propiedad es un Hotel Independiente
NUMERO DE PISOS
Dos Pisos
NUMERO DE HABITACIONES
Diez y siete  Habitaciones
FACILIDADES HABITACIONES
Posee habitaciones sencillas para un huésped y Twin (de dos camas ) para dos huéspedes
RESTAURANTE Y / O ROOM SERVICE
Restaurante el Mesón Gitano, capacidad para 60 comensales.
ZONA HUMEDA Y/O SPA
No aplica
SALONES PARA EVENTOS
No aplica
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Lavandería y  parqueadero







ESTANDAR HABITACION





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Queridos alumnos. Es un documento muy valioso que deben leer y estudiar.




Saludos


NELLY PATRICIA GOMEZ RAMIREZ
Docente
Hoteleria y Turismo
ANDAP





ESTANDAR DE SERVICIO


1.4.2. HABITACIONES
1.4.2.1. SERVICIO A HABITACIONES



OBJETIVO
Impecable limpieza y aseo de la habitación que transmita al huésped la sensación agradable de frescura y confort obtenida por la perfección en los detalles y cumplimiento estricto de los estándares de aseo. Esta sensación debe permanecer tanto en el primer acceso a la habitación como durante la estadía.


EXPECTATIVA DEL HUESPED
• Encontrar su habitación la primera vez (check in) tal como se espera en cuanto al cumplimiento de los estándares de aseo y los equipos funcionando correctamente.

• Antes de las 1:00 p.m. su habitación debe encontrarse ordenada y aseada y la lencería (toallas, sábanas y fundas) cambiadas completamente.

• Espera que los aménities sean cambiados si su utilización llega a la mitad; en el caso del jabón, shampoo, enjuage bucal y crema de manos disponer de uno adicional.

• Espera encontrar a partir de las 5:00 p.m. su habitación retocada y lista la cama para ser utilizada (cobertura), iluminación parcial, música suave y una atención por parte del hotel (chocolate o dulce).

• Espera recibir atención por parte de housekeeping las 24 horas en caso de cualquier necesidad de aseo, aménities, lencería y servicio de plancha.

• Cualquier habitación que permanezca desocupada más de tres días es requisito retocarla y evitar olores desagradables.





ESTANDAR DE SERVICIO


1.4.2. HABITACIONES
1.4.2.2. ESTANDAR DE ASEO DE LA HABITACION



OBJETIVO
La sensación de limpieza produce confort e invita al verdadero descanso.


EXPECTATIVA DEL HUESPED
• Limpieza y color natural de la puerta y el número de la habitación brillado
• Olor agradable y a limpio. No percibir olor a viejo o a humedad o a cigarrillo
• Cuadros bien colocados y limpios sin huellas ni polvo
• No encontrar residuos ni otras basuras en la papelera y cenicero y deben encontrarse completamente lavados
• No encontrar rayaduras ni desprendimientos en el papel de colgadura o pared
• No encontrar interruptores pegajosos o sucios
• No encontrar la cerradura con huellas
• Todos los bombillos deben funcionar correctamente
• El teléfono sin huellas ni muestras de uso, ni colorete
• La pantalla del televisor sin polvo
• El cabecero de la cama sin polvo
• El cubrelecho debe encontrarse sin turupes, sin manchas, sin descocidos o rotos, ni quemaduras de cigarrillo
• El faldon no debe presentar manchas de betún y sin arrugas
• La funda perfectamente blanca sin manchas de colorete, pestañina ni pelos y con aroma de frescura
• Las sábanas deben presentar sensación de frescura, impecablemente blancas, sin pelos, sin manchas y rotos
• los muebles tienen apariencia de nuevos, limpios y sin rayaduras
• Las caperuzas que no muestren huellas ni polvo
• Debajo de la cama no debe existir basura
• Entre la mesa de noche y la cama no debe existir basura
• Las cortinas pesadas no tengan manchas ni están descocidas y el velo tenga sensación de blancura, transparencia y claridad
• Los marcos de la ventana sin polvo



ESTANDAR DE SERVICIO


1.4.2. HABITACIONES
1.4.2.2. ESTANDAR DE ASEO DE LA HABITACION



• La alfombra peinada y limpia
• La tapicería de los muebles sin residuos de comida, ni manchas y el ribete bien colocado
• El techo no muestre huellas de manos y manchas
• El espejo libre de huellas
• Los vidrios sin polvo y sin huellas
• La puerta del closet sin polvo en las hendiduras ni manchas y la pared sin rayaduras
• Los botones dorados de los muebles se encuentran brillantes
• Las gavetas de los muebles no tengan mugre
• No encontrar loza sucia ni residuos de comida
° El minibar debe permanecer limpio, sin mugre ni acumulación de hielo y sin malos olores
° Los impresos y otros elementos (colgantes, tend card) deben tener apariencia de nuevos, libres de rayaduras y sucios.
° El area entre las puertas de habitaciones conectadas debe estar libre de mugre



ESTANDAR DE SERVICIO


1.4.2. HABITACIONES
1.4.2.3. ESTANDAR DE ASEO BAÑO



OBJETIVO
Del estado y limpieza del baño depende en gran parte la satisfacción del huésped en la habitación. Los detalles en el aseo del baño producen la pulcritud e higiene necesaria para que el huésped utilice este servicio con confianza.

EXPECTATIVA DEL HUESPED
• El espejo del tocador refleje limpieza, sin huellas, sin manchas de pasta dental, laca, ni gotas de agua. Sin rayaduras ni roturas
• La grifería brillante y la jabonera limpia sin residuos de jabón
• La porcelana del lavamanos brillante, sin pelos y sin residuos de jabón y pasta dental. El sifón sin muestras de óxido ni pelos
• El mesón de mármol brillante
• El tapete o piso duro debajo del mesón-tocador libre de basura y limpio
• Las paredes no presenten manchas ni rasgaduras
• El secador de pelo libre de huellas y manchas
• El piso del tocador libre de pelos y manchas de jabón
• Olor agradable y sensación de frescura
• El inodoro completamente blanco por dentro y por fuera, sin pelos e higienizado
• La papelera limpia sin residuos
• El piso de azulejo completamente blanco sin percudido y sin mugre ni pelos detrás de la puerta
• La pared de azulejo completamente blanca
• La tina completamente blanca y brillante sin muestras de pelos ni manchas ni percudido. El sifón sin residuos de óxido. La grifería brillante.
• La cortina de la tina completamente transparente y sin muestras de agua ni jabón ni moho
• Toallas limpias, suaves y sin rotos
• Papel higiénico dispuesto adecuadamente con su sticker y con apariencia de no haber sido usado (el rollo) y de buena calidad
• Los bombillos funcionan correctamente
• El techo no presente manchas (humedad) ni huellas
° El porta-aménities (amenity tray) debe permanecer limpio y los vasos con su bolsa protectora deben tener apariencia de no usados.


ESTANDAR DE SERVICIO


1.4.3. AREAS PUBLICAS
1.4.3.2. ESTANDAR DE ASEO EN BAÑOS PÚBLICOS



OBJETIVO
Brindar a los huéspedes y visitantes baños limpios higienizados y con aroma agradable


EXPECTATIVA DEL HUESPED
• Olor a limpieza y sensación de frescura
• El espejo del tocador no refleje huellas, ni gotas de agua, ni rayaduras ni roturas
• La grifería brillante y seca
• El dispensador de jabón esté funcionando correctamente y con reserva suficiente de jabón liquido
• La porcelana del lavamanos brillante sin pelos y sin residuos de jabón. El sifón sin muestras de óxido
• El mesón seco y brillante
• El piso limpio y brillante
• Las paredes (papel de colgadura) sin rasgaduras ni manchas
• El secador de manos funcionando correctamente y tenga apariencia de nuevo
• Las cerraduras de las puertas de los sanitarios deben encontrarse en buen estado
• Los inodoros completamente blancos por dentro y por fuera sin pelos y señales
• Las papeleras no deben estar llenas de papel higiénico ni basuras
• Los bombillos funcionan correctamente
• El techo no presenta manchas de humedad ni huellas
• En cada sanitario encontrar mínimo dos rollos completos de papel higiénico
• Los orinales completamente blancos sin percudido e higienizados
° Los extractores deben permanecer limpios y sin polvo



ESTANDAR DE SERVICIO


LAVANDERIA
1.4.4. SERVICIO DE LAVANDERIA



OBJETIVO
Suministrar a los huéspedes su ropa limpia y planchada, en una excelente presentación resaltando sus colores y calidad de las prendas, cumpliendo con el tiempo requerido.


EXPECTATIVA DEL HUESPED
° Que se disponga del servicio de lavado en agua, en seco y valet de lunes a sábado y se ofrezcan las garantías y responsabilidad en cuanto a la calidad de lavado y estado de la ropa
° Disponer de la información clara y correcta de cómo utilizar el servicio de lavandería en la habitación
° Que la solicitud del servicio sea por teléfono o dejando la bolsa de ropa sucia en la habitación y que sea retornada por el valet dejándola en el closet si es de colgar o encima de la cama si es doblada
• El servicio de planchado sea inmediato, todos los días y a cualquier hora en especial después de las doce de la noche
° El servicio de lavado tanto en agua como seco, al ser entregado en la mañana debe ser remitida la ropa en la tarde antes de las 6:00 p.m.
° La ropa de lavado en agua debe entregarse con textura suave y olor agradable, manteneniendo su firmeza en los colores y la ropa blanca sin manchas, impecable y bien doblada
° La ropa de lavado en seco debe entregarse limpia, sin manchas, sin arrugas y sin olores a químicos
° La ropa de lavado en seco tales como trajes de dos piezas, chaquetas, faldas y pantalones de paño deben presentarse colgados en ganchos de alambre con el cubrehombros (plástico) y el stiker del número de la habitación.
° Las camisas se presentan tanto colgadas en gancho de alambre o dobladas sobre una base de cartón colocándoles un corbatín decorativo de cartón y con envoltura de papel de seda, cinta decorativa y el sticker del número de la habitación.
° La ropa interior, medias, camisetas, pañuelos y pijamas se doblan y se envuelven en papel de seda y cinta decorativa.
° Los jeans y pantalones de lino y drill se lavan en agua y se presentan colgados en ganchos de alambre con su cubrehombros.



FICHA TECNICA HOTEL






FICHA TECNICA HOTEL

NOMBRE DEL HOTEL
HOTEL ARES HERMANOS  S.A
DIRECCION

TELEFONO
3164818262
FAX

E-mail
areshermanos@gmail.com
SITIO WEB
www.hotelareshermanos.co
CATEGORIA
Hotel económico
TIPO DE HOTEL
Por su tamaño es un Hotel de menos de 150 habitaciones. Por su mercado objetivo Bed-Breakfast (un lugar cómodo para pasar la noche). Por su propiedad es un Hotel Independiente
NUMERO DE PISOS
Dos  Pisos
NUMERO DE HABITACIONES
Diecisiete  Habitaciones
FACILIDADES HABITACIONES
Habitaciones sencillas y  dobles , con TV y DVD.
RESTAURANTE Y / O ROOM SERVICE
Restaurante El Mesón Gitano, capacidad para 60 comensales
ZONA HUMEDA Y/O SPA
No aplica
SALONES PARA EVENTOS
No aplica
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Lavandería, parqueadero





REGISTRO HOTELERO





Cordial saludo, les envio el registro otelero, para que por favor trabajen sobre el.

NELLY PATRICIA GOMEZ RAMIREZ
Docente
HOTELERIA Y TURISMO
ANDAP

FELIZ FIN DE SEMANA

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Mis queridos alumnos.

Espero disfruten el fin de semana.
Como llegan muy descansados y con animos para estudiar les envio unos terminos hoteleros para que se familiaricen con ellos.

Un abrazo

NELLY PATRICIA GOMEZ RAMIREZ
Docente
hoteleria y turismo
Andap.

GLOSARIO DE TERMINOS TECNICOS RECEPCION



·      Asignación de tarifa: obedece a un convenio previamente definido ó fue producto de una negociación en el momento de la toma de la reserva, en cuyo caso a la llegada del huésped ya se tiene asignada. En el caso de los pasajeros que llegan sin reserva, la tarifa se asigna en el momento de su llegada al hotel.

·       Asignación de  habitación: éste proceso se hace efectivo en el instante en  que el huésped recibe la llave o tarjeta de acceso a la misma. Si el huésped hizo reserva,  el recepcionista procede a ubicar el récord de la misma,  verificar su información y asignar la habitación. Si ésta se encuentra prebloqueada, asigna la que se ha definido, de lo contrario asigna una nueva.

·      Bloqueo : El proceso mediante el cual se preasigna una habitación a un huésped que tiene su reserva para el día. Este procedimiento se  realiza  antes de la llegada del huésped con la información contenida en la reserva.  Se diligencia  el  “slip  de información”  provisional en cartulina  donde se registra  el nombre del huésped, el número de la habitación que se está preasignando y el nombre de la empresa que solicitó la reserva si se hizo a través de este medio.  Cuando se trata de grupos, es aconsejable usar cartulinas de un mismo color por cada grupo, con el fin de  facilitar la identificación visual. La cartulina así diligenciada, se ubica  en  el compartimiento  rack de Habitaciones, de acuerdo al número de habitación que le corresponde.

·      Cambio de Habitación: Este procedimiento se realiza cuando por cualquier motivo es necesario trasladar de habitación a  un huésped, se debe elaborar el formato “nota cambio de habitación “digitar la información en el sistema e informar a las áreas interesadas como: ama de llaves, room service. -lavandería, etc.

·      Carta: (carta bill to): Medio de Confirmación por escrito que es enviada generalmente por una empresa  responsabilizándose del pago total o parcial de la cuenta ó como garantía de los No show.

·      Control de llaves Maestras: Las llaves maestras del hotel deben estar bajo estrictas medidas de seguridad, por cuanto son las que dan acceso a todas las áreas del mismo. Por consiguiente se aconseja  abrir un   libro denominado “control llaves maestras”, donde se  debe llevar el registro de cada una de las personas a quienes  se les prestó la llave, especificando el nombre claro de quien la solicita como de quien la entrega, la hora en que se entrega así como la de la devolución. En el cambio de turno se debe dejar constancia con el nombre de quien entrega y recibe turno de la existencia  de las  llaves maestras.

·      Consignación: Medio de garantía que se utiliza con la transferencia del deposito a la cuenta corriente del Hotel. Cuando se trata de consignación nacional se debe solicitar el comprobante de consignación ya sea vía fax ó por cualquier otro medio.  En el momento de recibir tal documento se debe elaborar un comprobante de anticipo cuyo soporte es la copia de la consignación ó giro  el cual se anexa a la hoja de reservación del futuro huésped y el original es enviado al Departamento de Tesorería.

·      Definición de forma de pago:  Con relación a la forma de pago ésta se define generalmente en el momento de la reserva (efectivo, tarjeta de crédito, traspaso a particulares, tarjeta débito, cheque , etc.).   La tarifa  y su forma de pago se establecen en el momento de la reserva, de acuerdo al convenio pactado entre el cliente y el hotel; en el caso de que esta información no esté consignada en el récord de la reserva, se debe buscar los listados de convenios con empresas, los cuales reposan en el área de Recepción o con la oficina de Mercadeo y Ventas.

·      Formalización del registro: Este se crea con la elaboración de la “tarjeta de registro hotelero que en lo posible debe estar lo más completa en el momento del Check In del huésped. Una vez terminado de diligenciar este documento por el huésped,  el recepcionista verifica que todas las casillas se encuentren  completas; de no ser así, se debe preguntar el dato que falte, llenando la casilla correspondiente, gestionando así  el registro formal  del cliente como huésped del hotel.

·      Orden  de Mantenimiento: Es utilizada cuando se solicite la reparación  de  algún  daño en alguna de las habitaciones, áreas públicas o áreas Internas del hotel enviándola al departamento de mantenimiento, haciendo el seguimiento hasta que el  daño haya  sido subsanado.

·      Pronóstico de Habitaciones: Diariamente el encargado de reservas o el recepcionista de turno debe generar o actualizar el fore-cast, cuyo objetivo es conocer el pronóstico de ocupación del hotel en un período determinado.  Esta información constituye una herramienta fundamental  para la gestión de ventas.

·      Rack de habitaciones:   Convencionalmente es la forma de centralizar la información sobre el estado, disponibilidad y ocupación. El rack es un panel o tablero dividido en compartimientos o ranuras móviles correspondientes a cada habitación  y contiene la información relacionada con las características de las  habitaciones y  el estado de las mismas.

·      Registro y apertura: Lo constituye el ingreso de la información al sistema. Con la Información de la “tarjeta de  registro hotelero” el recepcionista procede a ingresar la información en el sistema  seleccionando la opción Ingreso de Huéspedes.

·      Reserva no Garantizada:  La reserva no está respaldada por ningún medio de pago de las anteriormente mencionadas  o simplemente se encuentra  solicitada con un voucher u orden de servicio el cual opera solo como reserva tal como se enunció anteriormente

·      Reserva garantizada:  Son reservas de la que se tiene la certeza de que van a ser efectivas, por cuanto están respaldadas  con algún medio  de pago tales como:

·      Reserva sin depósito por Agencia de Viajes: Consiste en que el pasajero cancela directamente todos los servicios en el hotel. La presentación del voucher de reserva  u  orden de servicio esta garantizando únicamente la disponibilidad de la habitación. El hotel cancela la comisión a  la agencia mediante la presentación de la factura de venta respectiva.

·      Reserva con depósito de Agencia de Viajes:  El pasajero compra a la agencia el  paquete que incluye generalmente alojamiento pero puede considerar otros servicios. La presentación del  voucher prepagado en  el hotel  le da derecho a utilizar los servicios pactados con la agencia los cuales se encuentran  discriminados en el mismo. La agencia cancela posteriormente los servicios al hotel.
·         Reservación Tentativa: serán las reservas que sean solicitadas sin ofrecer ninguna seguridad para llevarlas a cabo. Generalmente se trata de proyectos que están sujetos a cambios o cancelaciones.
·         Reservación Límite o Release Time: se les marcará una hora límite de llegada, teniendo el hotel la libertad de acortarlo o alargarlo según sus propias necesidades. Estas reservaciones no tienen garantía o depósito.
·         Reservación con Depósito Particulares: son aquellas en las que los clientes han mandado el pago de por lo menos una noche, en el plan que el huésped considere más apropiado para cubrir sus necesidades.
·         Reservaciones de Grupos: son aquellas reservaciones mayores de diez habitaciones, en la misma fecha y con características similares.
·         Reservación Negada: es aquella que no fue posible aceptar, aún después de haberla colocado en la Lista de Espera. Se debe actuar con mucha diplomacia explicándole al cliente porqué no fue posible atenderlo en ese momento.
·         Reservación Cancelada: puede obedecer a dos causas: que el cliente nos cancele directamente o por medio de su intermediario, o que el hotel se vea obligado a cancelar por falta de espacio o por alguna causa especial.
·      Reservas del día: Las reservaciones correspondientes a las entradas del día, con sus respectivos soportes tales como: cartas de garantías, rooming  list  de grupos enviado por la empresa contratante para que  el área de recepción  disponga de toda la información necesaria en el momento del check-in.

·      Room Status: Formato de simulación del rack de habitaciones donde se encuentra consignada  la información del estado de las habitaciones, mostrando las características   y   estado de las mismas

·      Slip de Información: Este proceso se usa en el rack como medio de control de ocupación. El  cual contiene toda la información  del huésped, tarifa , numero de ocupantes, nacionalidad y empresa.

·      Tarifas: El área de recepción debe tener conocimiento de las tarifas plenas, tarifas de convenios y acuerdos especiales celebrados previamente con empresa, con el fin de que el check in sea ágil y el huésped sienta que se le está prestando un buen servicio.

·      Tarifa Rack: Se le ofrece a particulares que no son clientes habituales.  En el caso de que  se solicite algún descuento sobre la tarifa ofrecida, la persona encargada de reservas o recepcion tiene la facultad  de otorgar un porcentaje determinado, según políticas de descuento del hotel.

·      Tarifas de Convenios ó Acuerdos Especiales: Son aquellas  que previamente han sido establecidas de común acuerdo entre el hotel y el cliente, para un período determinado.

·      Tarifa de Larga Estadía: Es aquella  que se  establece para  aquellos  clientes que van a hospedarse por un tiempo mínimo de un mes.
Todos los convenios deben figurar por escrito en un listado de empresas, el cual se debe actualizar periódicamente con el fin de que la información sea confiable y no se presenten errores en el momento de asignar una tarifa.
·      Tour Conductor: Son los responsables de cada grupo, con quien se definirán los detalles y características más importantes del evento. Es usual que esta persona goce de cortesía en habitación o en el plan que convino el grupo.

·      Voucher de  tarjeta de crédito:   Este procedimiento se lleva a cabo cuando el establecimiento posee el mecanismo de transferencia electrónica en la cual el tarjeta habiente acepta cargar  a su tarjeta de Crédito el valor del alojamiento para garantizar la reserva, con lo cual debe informar al hotel el numero de tarjeta, fecha de vencimiento, franquicia y numero de cuotas a diferir el anticipo.

·      Voucher:  Los expiden las aerolíneas y agencias de viajes y son de dos clases:

·      Voucher prepagado  o solicitud de servicio: Donde están  discriminados los servicios a que tiene derecho y que cancela posteriormente la aerolínea o agencia de viajes

·       Voucher u orden de servicio: opera solo como reserva no garantizada; el huésped  paga  directamente en el hotel por los servicios prestados.